关于简化优化流动人员人事档案管理服务的通知

                      人社厅发〔2016〕75号

各省、自治区、直辖市及新疆生产建设兵团人力资源社会保障厅（局）：

　　《中共中央组织部、人力资源社会保障部等五部门关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》（人社部发﹝2014﹞90号）印发以来，各地认真贯彻落实文件要求，将流动人员人事档案管理服务纳入基本公共服务范围，及时取消收取人事关系及档案保管费，积极做好档案接收、整理、保管、利用和转递工作，取得明显进展。但是，目前流动人员人事档案管理服务中仍然存在手续繁琐、标准不统一、个别机构拒收档案等问题，与流动人员的期待还有一定差距。按照《国务院办公厅关于简化优化服务流程方便基层群众办事的通知》（国办发﹝2015﹞86号）和《人力资源社会保障部关于加强和改进人力资源社会保障领域公共服务的意见》（人社部发﹝2016﹞44号）有关精神，为进一步简化优化服务流程，创新和改进流动人员人事档案管理服务，切实解决流动人员存档过程中的问题，现就有关事项通知如下：

　　一、推进流动人员人事档案管理服务信息公开

　　（一）公布机构目录和办事指南。各地要汇总整理辖区内公共和人才服务机构以及授权管理流动人员人事档案的机构（以下简称档案管理服务机构）信息，包括机构名称、地址和联系方式等，并实行动态更新。要全面落实人社部发﹝2014﹞90号文件明确的基本公共服务内容，并结合本地实际，梳理服务项目，细化办事流程，编制服务指南，明晰办事时限和注意事项。要通过各级政府网站、相关专业网站、服务场所显示屏以及印制手册等形式，向社会公开档案管理服务机构信息和办事指南。有条件的地方可开通官方微博、微信公众号等，及时发布相关信息。

　　（二）加强对重点群体的指导。各地要积极做好面向高校毕业生等重点群体的解读，每年在高校毕业生离校前后，将档案管理服务政策作为就业创业政策咨询、就业指导等活动的重要内容，加大宣传力度，引导做好档案转递工作。

　　（三）宣传普及档案政策知识。各地要通过多种渠道组织形式多样的流动人员人事档案管理服务知识宣传，介绍档案材料内容、形成过程及主要功能，提高用人单位和存档人对档案重要性的认识，强化档案材料收集意识，营造良好工作氛围。

　　二、促进流动人员人事档案管理服务便民利民

　　（四）实行档案接收告知承诺制。档案管理服务机构在接收档案时，要本着实事求是、便民利民的原则，对缺少材料的实行告知承诺制。要认真审核和甄别档案材料，对缺少关键材料的，一次性告知所缺材料及其可能造成的影响，经本人作出书面知情说明、承诺补充材料后予以接收，或与原工作单位协商退回并补充材料。对缺少非关键材料的，采取先存后补方式予以接收。关键材料一般是指用于核定存档人的出生日期、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历等重要信息的材料。

　　（五）取消办理转正定级等手续。为简化办事环节和手续，今后档案管理服务机构对初次就业的流动人员不再办理转正定级手续。机关事业单位和国有企业在招考、聘用、招用流动人员时，可参考档案中的合同、企业录用手续等材料及就业登记、劳动用工备案、社会保险缴费记录，认定参加工作时间和工作年限。档案管理服务机构要通过多种渠道，指导、督促用人单位和个人及时将上述材料收集归档。流动人员人事档案存档期间，档案管理服务机构不再办理档案工资记载、调整相关手续。

　　（六）畅通档案转递渠道。档案管理服务机构转递档案时不再开具行政（工资）介绍信。应届高校毕业生档案被档案管理服务机构接收、成为流动人员人事档案后，即可按照有关规定进行转递。个人跨地区就业且按照有关规定办理入职手续后，其档案在有人事档案管理权限的机关事业单位、国有企业和流动人员人事档案管理服务机构之间可直接办理转递手续。档案转递时，转出机构要在档案内附上档案材料目录清单，通过机要通信或专人送取方式进行转递，不得个人自带档案。

　　（七）推进前台业务受理、后台政策协调。办理社会保险代缴、退休初审、专业技术资格评定等其他基于档案延伸服务的档案管理服务机构，要加强前台服务和后台政策的协调，及时反映有关共性问题，并配合行政管理部门研究制定合理可行的解决办法，积极为存档人解决难题。

　　（八）强化人力资源社会保障系统信息共享。各地要建立人力资源社会保障部门内部信息共享机制。档案管理服务机构要加强与其他经办机构的信息互通和数据衔接，依据档案材料可出具相关证明的，不再转递档案。

　　（九）推进档案信息化工作。各级人力资源社会保障部门要加快流动人员人事档案电子化、数字化工作，建立全国流动人员人事档案基础信息数据库，推动数据向上集中，方便档案信息异地查询，加强信息安全管理。有条件的地方可开发流动人员人事档案管理服务网上办事平台，推广网上预审、网上受理、网上办理，提高管理水平和服务效率。

　　三、规范收费行为

　　（十）严格落实取消收费规定。档案管理服务机构要不折不扣地贯彻落实取消档案收费和人才集体户口管理服务费（包括经营服务性质的收费）的决定。各级人力资源社会保障部门要积极协调同级财政部门落实人社部发﹝2014﹞90号文件要求，将流动人员人事档案基本公共服务相关经费纳入同级财政预算，参考保管的档案数量等因素确定经费数额。

　　（十一）规范基于档案的延伸服务的收费行为。不得将参加社会保险、职称评审等业务与档案保管相挂钩，杜绝以档案为载体的捆绑收费、隐形收费行为。对基于档案延伸的其他服务，严格按物价部门核准的收费依据和标准进行收费，并且做到公开透明；没有收费项目和收费标准的，一律不得收费。

　　（十二）加大对基础设施建设的投入。各地要结合制定“十三五”规划、实施金保工程二期、加强基层就业和社会保障服务设施建设等，加大对流动人员人事档案库房、服务场所和信息系统等基础设施建设的投入，保障档案管理服务工作正常开展。

　　四、健全流动人员人事档案管理服务工作体系

　　（十三）建立科学合理的服务体系。各省级人力资源社会保障部门要根据当前辖区内档案管理服务机构现状，建立科学合理的流动人员人事档案管理服务体系，形成以县级及以上公共就业和人才服务机构为主体，授权管理服务机构为补充的流动人员人事档案管理服务工作格局。省级、地市级档案管理服务机构要充分考虑县级档案管理服务机构的实际服务能力和条件，不得强行推行档案属地化管理服务，对现已保管的流动人员人事档案，除因用人单位或本人申请档案转递外，一律不得以任何理由进行清退。

　　（十四）落实人事档案管理的主体责任。对用人单位集体委托存档的，原则上由用人单位工商营业执照或组织机构代码登记的同级档案管理服务机构负责；对个人委托存档的，按照本人自愿选择，由其现工作单位所在地或户籍所在地的档案管理服务机构负责。鼓励用人单位办理集体委托存档业务，加强档案材料收集，提高管理服务效率。有人事档案管理权限的国有企业、国有控股企业和事业单位，要依据有关规定做好本单位干部职工档案管理工作。

　　（十五）强化行政部门指导监督职能。各级人力资源社会保障行政部门要将流动人员人事档案管理服务作为公共服务的重要内容，切实加强组织领导，做好统筹规划，明确职责分工，完善政策制度，强化监督检查。对存在虚假宣传、推诿拒收、无故清理档案、违反档案保密纪律等行为的档案管理服务机构，要加强问责，督促整改。流动人员人事档案比较集中的超大城市人力资源社会保障部门，要尽快制定并实施在本地就业的非户籍流动人员的人事档案管理服务相关规定。

　　各级人力资源社会保障部门要统一思想，提高认识，切实贯彻落实好简化优化流动人员人事档案管理服务的各项措施，加强服务窗口作风建设，创造性地开展工作，为人才流动就业服务，为大众创业、万众创新服务。各地在工作中遇到的新情况新问题，请及时向人力资源社会保障部人力资源市场司反馈。

                                    人力资源社会保障部办公厅

　                                      　2016年5月25日

人力资源社会保障部实行档案接收告知承诺制等多项措施简化优化流动人员人事档案管理服务

近日，人社部印发了《关于简化优化流动人员人事档案管理服务的通知》（人社厅发〔2016〕75号，以下简称《通知》），贯彻落实国务院简化优化公共服务流程、方便基层群众办事创业要求，就进一步简化优化流动人员人事档案管理服务提出多项具体措施。

《通知》要求，大力推进流动人员人事档案管理服务信息公开。各级人社部门要向社会公开档案管理服务机构信息和办事指南，加强对高校毕业生等重点群体的政策解读和指导，组织开展形式多样的流动人员人事档案管理服务知识宣传，普及流动人员人事档案管理服务政策。

《通知》指出，要简化手续、优化流程，做到便民利民。档案管理服务机构在接收档案时，对缺少材料的要实行告知承诺制。今后对初次就业的流动人员不再办理转正定级手续，转递档案时不再开具行政（工资）介绍信。应届高校毕业生档案被档案管理服务机构接收、成为流动人员人事档案后，即可按照有关规定进行转递。同时，积极推进前台业务受理、后台政策协调，提高档案管理服务信息化水平。

《通知》强调，要不折不扣贯彻落实取消档案收费和人才集体户口管理服务费的决定，严格规范基于档案的延伸服务的收费行为，不得将参加社会保险、职称评审等业务与档案保管挂钩，杜绝以档案为载体的捆绑收费、隐形收费等行为。各级人社部门要积极协调同级财政部门，落实保障经费，加大对基础设施建设的投入。

《通知》要求，各省级人社部门要建立科学合理的流动人员人事档案管理服务体系，不得强行推行档案属地化管理服务。要落实人事档案管理的主体责任，对用人单位集体委托存档的，原则上由用人单位工商营业执照或组织机构代码登记的同级档案管理服务机构负责；对个人委托存档的，按照本人自愿选择，由其现工作单位所在地或户籍所在地的档案管理服务机构负责。各级人社行政部门要加强组织领导和监督检查，对存在虚假宣传、推诿拒收、无故清理档案、违反档案保密纪律等行为的档案管理服务机构，要加强问责，督促整改。

人社部人力资源市场司负责同志就《通知》具体措施及抓好贯彻落实等问题回答了记者的提问。

问：什么是流动人员人事档案？

答：流动人员人事档案是人事档案的重要组成部分，主要包括：非公有制企业和社会组织聘用人员的档案；辞职辞退、取消录（聘）用或被开除的机关事业单位工作人员档案；与企事业单位解除或终止劳动（聘用）关系人员的档案；未就业的高校毕业生及中专毕业生的档案；自费出国留学及其他因私出国（境）人员的档案；外国企业常驻代表机构的中方雇员的档案；自由职业或人员的档案；其他实行社会管理人员的档案。按照相关规定，流动人员人事档案由县级以上（含县级）公共就业和人才服务机构以及经人社部门授权的单位进行管理（以下简称档案管理服务机构），其他单位未经授权不得管理流动人员人事档案。据统计，截止到2014年底，全国各级档案管理服务机构共保管流动人员人事档案6615万份。

问：请简要介绍一下《通知》出台的背景？

答：党的十八大和十八届三中、五中全会对全面深化改革、加快转变政府职能做出了部署，提出了明确要求。国务院把简政放权作为全面深化改革的“先手棋”和转变政府职能的“当头炮”，采取了一系列重大改革措施，2015年底国务院办公厅印发了《关于简化优化服务流程方便基层群众办事创业的通知》，推进这项改革向纵深发展，切实解决群众办证多、办事难问题。为贯彻落实国务院要求和部署，今年我部印发了《关于加强和改进人力资源社会保障领域公共服务的意见》，对人社领域内大力简化证明材料和手续、规范和简化公共服务流程、探索创新公共服务方式等提出了明确要求。流动人员人事档案管理服务工作，是基本公共就业和人才服务的一项重要内容。改革开放以来，一大批人才从国有单位流向中外合资机构、非公有制经济组织和新社会组织等，从“单位人”变成“社会人”。为给这部分流动人员提供包括档案管理在内的人事关系托管服务，人才流动服务业务应运而生，对促进人才合理流动和市场化配置发挥了重要作用。但是流动人员数量较大、流动性较强，在其人事档案管理服务中仍然存在手续繁琐、标准不统一的问题，与流动人员的期待和经济社会发展需要尚有一定差距。为此，我们就进一步简化优化流动人员人事档案管理服务工作进行了研究，制定出台了这个《通知》。这是落实推进简政放权、放管结合、优化服务的具体措施，是加强和改进人力资源社会保障领域公共服务的主要内容，也是进一步提升公共服务质量、效率，方便流动人员的一项务实举措。

问：《通知》明确了哪些便民利民的具体措施？

答：《通知》以更好服务流动人员为核心，坚持问题导向，针对档案管理服务中社会关注的热点问题和工作中的重点难点问题，从推进管理服务信息公开、简化手续优化流程、规范收费行为、健全管理服务工作体系等四个方面，提出了15项便民利民的具体措施。其中有很多创新性政策措施，例如，针对档案管理服务机构信息公开不够、流动人员不知道去哪里存档的问题，提出公布档案管理服务机构目录和档案办事指南；针对材料缺失导致存档难的问题，提出实行档案接收告知承诺制；针对流动人员转正定级作用弱化、手续繁琐，提出取消办理初次就业流动人员转正定级等手续；针对毕业生工作一年内档案转递难，通知提出取消大学生毕业一年内档案流动限制等。

问：如何实行档案接收告知承诺制？

答：由于流动人员就业流动性强，其人事档案可能会在多家档案管理服务机构之间转递，如材料补充不及时，就可能出现档案材料不全的问题，从而影响档案再次转递。对此，我们从既方便群众办事又维护档案严肃性考虑，提出实行档案接收告知承诺制，对缺失不同情况的材料分别提出处理意见：对缺少非关键材料的，可采取先存后补方式予以接收；对缺少关键材料的，采取一次性告知所缺材料及其可能造成的影响，经本人作出书面知情说明、承诺补充材料后予以接收，或与原工作单位（机关事业单位或国有企业）协商退回并补充材料

问：初次就业流动人员取消办理转正定级等手续有什么影响？

答：转正定级是高校毕业生就业实行“统包统配”的计划分配制度下，用人单位为见习期满毕业生办理的一种人事手续。随着市场化就业制度的逐步建立，以及就业和社会保障领域法规的不断完善，到不同性质单位就业的毕业生有相应的人事管理制度予以规范，档案管理服务机构为流动人员办理转正定级手续已经失去原有人事管理作用。为此，《通知》提出对初次就业流动人员今后取消办理转正定级手续。取消转正定级材料后，机关事业单位和国有企业在招考、聘用、招用流动人员时，可参考档案中的劳动合同、企业录用手续等材料及就业登记、劳动用工备案、社会保险缴费记录，认定参加工作时间和工作年限。

问：为什么转递档案时不再开具行政（工资）介绍信？

答：行政（工资）介绍信是办理行政关系转接、明晰工资发放情况的材料。在改革开放初期，流动人员从机关事业单位、国有企业等“下海”，他们的人事关系和档案在档案管理服务机构托管，在档案转递时也按照“单位人”管理模式开具行政（工资）介绍信。随着干部人事制度的深化改革和公共服务的不断发展，档案管理服务机构也逐步转变职能为政府基本公共服务的提供者，与流动人员之间无行政隶属关系，不为其发放工资，且流动人员的薪酬和工资关系在他们与用人单位签订的劳动合同中已经明确，不需要档案管理服务机构重复确认。按照简政放权、优化流程的要求，《通知》提出档案管理服务机构转递档案时不再开具行政（工资）介绍信。

问：制定出台《通知》的同时，人社部还开展哪些工作？

答：在制定出台《通知》的同时还开展了两项工作。一是针对信息公开不够、办事群众不知道去哪里存档案等问题，我们正汇总整理各级人社部门所属保管档案的公共就业和人才服务机构，以及经我部授权档案管理服务机构的信息，包括名称、地址、联系电话等。二是针对办事群众不了解相关政策的问题，正在总结各地通行做法基础上，认真梳理服务项目，细化办事流程，编制服务指南。档案管理服务机构信息和办事指南将于近期在我部门户网站（www.mohrss.gov.cn）、中国人力资源市场网（www.chrm.gov.cn）、中国公共招聘网（www.cjob.gov.cn）等专业网站公布，便于办事群众进行查询。

问：下一步将如何开展工作？

答：《通知》是贯彻落实国务院简化优化公共服务流程、方便基层群众办事创业要求的具体措施。下一步，我们将指导地方从四个方面开展工作：一是加强政策宣传，按照“谁授权、谁负责”的原则，积极推进档案管理服务信息公开工作。二是强化窗口作风建设，简化优化流动人员人事档案管理服务，推进便民利民。三是严格落实取消收费决定，规范基于档案的其他延伸服务的收费行为，杜绝捆绑收费、隐形收费。四是健全管理服务工作体系，提升流动人员人事档案管理服务水平，促进人才流动就业，为创新创业服务。